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日志

 
 

倡导有效的时间管理  

2007-11-27 11:42:38|  分类: 经管--管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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在我国改革开放持续深入和国民经济持续高速发展的过程中,怎样才能“忙”得有效率,“忙”得有节奏,“忙”而不乱,是值得每个领导者思考的。时间是一切活动得以开展的载体,时间的有效管理,是有效开展其他一切活动的前提和基础。对领导者而言,怎样才能有效地进行时间管理呢,笔者认为,领导要提高时间规划的有效性;要敢于授权;要确保每天拥有“清静时间”。

“忙”是现在很多领导者工作和生活的常态,在我国改革开放持续深入和国民经济持续高速发展的过程中,这种“忙”的状态恐怕还会持续很长时间。但是,这样“忙”与那样“忙”是不同的,怎样才能“忙”得有效率,“忙”得有节奏,“忙”而不乱,却是值得每个领导者思考的。

其实,这就要求领导者要学会对时间进行有效管理。现代管理学之父彼得·德鲁克指出,时间是最为稀少的资源,除非时间被妥善管理,否则任何其他事物皆无法被妥善管理。时间是一切活动得以开展的载体,时间的有效管理,是有效开展其他一切活动的前提和基础。对领导者而言,怎样才能有效地进行时间管理呢,笔者认为:

首先,要提高时间规划的有效性。有效地对自我的时间进行规划,是一个领导者领导能力的具体体现。但是,从某种意义上说,领导者对自我时间的控制是有限度的。一方面很多领导者同时也是更高级别领导的下属,自己的时间往往要按照领导的时间来安排;另一方面领导者工作中总会有一些突发的、难以预料的事情发生,如突然的访客、临时的会议等等,都增加了领导者掌控自我时间的难度。但是,难度大并不等于不能做,而且越是在这种情况下,做好时间规划的效用就越明显。因为所有的事情都具有“自我膨胀效应”,也就是说如果不设定一个最后期限,每一件事情都会自动膨胀,超出原定时间的预期,自然带来工作的拖沓和低效率。那么,应该怎样做呢?美国毕马威前主席尤金·奥凯利提供了一种很好的方法,即分配精力比分配时间更重要。大多数的人总是在清晨或上午精力最充沛,做事的效率也会最高,这个时候应该做一些难度比较大、需要思考比较多、投入较多精力的事情;而下午精力就会差一些,应该做一些具体的事务性的工作,比如打电话、召开会议等等。当然,也有很多领导者喜欢在晚上做思考和谋划的工作,因为这个时候受到的干扰最少,精力最容易集中。不管怎样,找到自己精力最充沛的时段,用之做最困难的工作,都是做好自我时间规划的一条重要原则。

其次,要敢于授权。很多领导者之所以会比较忙、比较累,就是因为陷入了大量事务性工作的泥潭,脱不了身。这种情况的形成,很大程度上是因为领导者对下属的授权不足所造成的。作为领导者,在保证工作完成的前提下,最应该考虑的就是怎样充分地调动下属的工作积极性,把下属的潜力用足。但在现实工作中,领导者总会有担心,担心下属事情做不好,做不到位。但是如果不给下属更多的机会,他的能力又怎样成长起来呢?当然,给下属更多的机会,也就意味着领导者要有一定的承担下属工作失误带来相关后果的“心理承受力”。如果没有这种一定强度的“心理承受力”,下属稍微有些失误,就中止授权,领导者恐怕总也走不出整天忙忙碌碌的怪圈。所以,对领导者而言,授权重点就是一个“敢”字。这个基本的心态具备了,其他后面的技术性工作,相对就比较容易做到了。

再次,要确保每天拥有“清静时间”。在做好前两项工作的前提下,领导者应该会有更多的时间思考职责范围内的一些更加重大的问题。这个时候要做的就是保证每天拥有“清静时间”,这段时间不在乎长短,符合两个条件就可以了:一是不受干扰;二是与自己精力最好的时间段有重合。这样,领导者就可以静静地思考一些重大问题或对所做的事情做一些反思的工作,保证事情会沿着正确的轨道前进。因为,做正确的事情永远比正确地做事情更重要。在思考问题时,最好把所思所想写下来,这样便于澄清思想,明确问题;也便于日后的查找和反馈。这样,久而久之,静静地思考会成为一种习惯,反思问题的效率会越来越高。

最后,要能够享受正在做的每一件事。即使前三项工作都做得很好了,在现实工作中总还会有一些意外的事情发生,尤其是自己不能控制的事情。这个时候,最重要的就是要有一种平和的心态(因为气急败坏只会使事情更糟糕),要学会享受正在做的每一件事情,努力从每一件事情中(不管这件事情自己是否愿意做,如果无法避免)找到乐趣,找到其闪光点。国人向来强调矛盾统一的辩证思想,当你转变观念,以一种审美的眼光看待这些事情时,就会获得意想不到的收获。

(《组织人事报》2007-11-16李震)

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